 |
|
| · 您现在的位置： 中国图书馆网 >> 专业论文集 >> 图书馆现代技术 >> 论文正文 |
|
以西安图书馆为例，简介了ＩＬＡＳⅡ系统下图书馆装订期刊的工作程序，并对装订期刊处理、装订验收处理、装订期刊的补充工作做了详细陈述。
摘 要：以西安图书馆为例，简介了ＩＬＡＳⅡ系统下图书馆装订期刊的工作程序，并对装订期刊处理、装订验收处理、装订期刊的补充工作做了详细陈述。
关键词：ＩＬＡＳⅡ系统；装订期刊；期刊管理；西安图书馆
中图分类号：G255.2 文献标识码：Ａ
ＩＬＡＳ系统是采用客户机/服务器（Ｃｌｉｅｎｔ/Ｓｅｒｖｅｒ）模式，主服务器采用ＵＮＩＸ平台、ＧＢＫ字符集，客户端以ＷＩＮ９８为依托，以Ｖｉｓｕａｌ Ｃ＋＋等为开发工具，使用ＴＣＰ/ＩＰ通信协议，采用大型分布式数据库管理系统ＬＤＢＭＳ。ＩＬＡＳⅡ不仅保留了ＩＬＡＳ早期系统的全部功能，而且引入许多新思想，特别是与其他系统相互配合，形成全方位的图书馆自动化解决方案，使系统的科学性、完整性、开放性、实用性更为突出，适用于公共图书馆、大中专院校图书馆等，主要功能包括采编、流通、典藏、期刊管理、公共查询、参考咨询与信息开发、联机编目、网上业务、馆际互借、电子阅览室管理等。装订期刊管理主要采用的是连续出版物管理系统，即现刊管理—装订处理和过刊管理—装订验收处理这两个子系统。
西安图书馆共订购期刊２ ２００余种，其中装订期刊１ ３７０种，占总刊的６２．３％，包括自然科学类６５０种，社会科学类６００种，人大复印资料１２０种。装订期刊选定的主要依据是以读者的需求为主，通过２００２年对部分读者的摸底调查显示，社科类期刊中，文科教体类、经济类、文学类的阅读量较大，而自然科学则主要偏重于自动化技术、天文地球化学及医药卫生类期刊。根据这些调查结果，基本上确定了该馆装订期刊的收藏方向。另外，人大复印资料数量本身就少，学术价值高，也全部收藏装订，不做删减。现以西安图书馆为例，对ＩＬＡＳⅡ系统下的装订期刊管理工作进行论述。
１ 装订期刊的工作程序
（１）根据期刊清单进行现刊下架整理，并在系统中组织生成装订清单。对于缺期的期刊，与采访人员联系补缺，无法补缺的核心期刊应设法复制，实在无法补缺的期刊仍应装订，但要注明缺刊情况。
（２）在每一个待装订的合订本首本封面上标上该合订本的装订号。合订本按每捆１２本（较厚的每捆６本）打捆，以便清点。中途改名的期刊，一般按刊名分开装订，并注明情况。
（３）对于期刊的特辑、专辑、附刊、单张总目录或索引，应与主刊装订在一起，目录放在刊首，索引放在末尾；对于有独立卷期和页数的特辑、专辑，则应与主刊分开装订；独立成册的累积索引，直接按合订本处理。
（４）打印装订清单。装订清单上各项内容应填写清楚并与实际送装期刊相一致后打捆待装，厂方接收时在清单上签字。装订清单一式三份：一份留底，一份送编目人员，一份交装订厂家。
（５）合订本期刊均为精装，在书脊烫银色楷书。期刊装订厚度一般不超过４ ｃｍ。合订本期刊烫金内容和顺序为：刊名、卷、期、年份、分类号、西安图书馆。如有缺期，应加注明。
（６）装订后的合订本期刊由厂家运回馆藏地后，有关人员须进行数量和质量方面的检查验收，核对合订本书脊印字是否与装订单及期刊实物一致，如有错误或质量问题，返回期刊装订厂家，重新装订。
（７）合订本期刊的加工。验收完毕后，在每本合订本期刊的书名页上贴条形码，在ＩＬＡＳⅡ系统下，将条形码用光笔扫入，产生合订本馆藏记录，打印合订本验收清单，建立财产账；打印典藏清单，将合订本及验收单送交过刊阅览室上架。
２ ＩＬＡＳⅡ系统下的装订期刊处理
装订处理是针对记到进行的特殊数据处理功能，其作用是利用原有记到信息按用户的选择合成装订信息，合订本采用标准的卷期著录形式。
２．１ 功能
屏幕分为：装订设置区、命中数据信息区、记到列表、详细记到信息区和装订列表。
装订设置区主要包括设定当前订户和确定条码分区参数，例我馆订户：１３００西图二，条码区工作号是自动分配条码号的依据；装帧、自动装订、装订批号、装订价格的设置，一般是在初始状态生成，如我馆装订批号：ＺＤ２００５（每年替换），装帧为精装，装订价格是统一由装订厂规定的；命中数据信息区包括书目数据列表和详细书目数据；记到列表显示当前记到总记录所连接到的记到信息；装订列表是显示当前期刊所有的装订信息。
２．２ 操作程序
检索途径—检索键值—记到列表（年份）—送装订（卷期）—装订列表（卷期）—扫入条码—批号、序号、价格、登录号（自动生成）—装订存盘。
查看当前装订处理记录—显示装订—更改错误装订记录（未存盘）—删装订。
检索途径包括刊名、责任者、订购刊号等，键入检索值，将显示书目列表。用户可以检索当前订户的所有记到信息；自动装订是按照自动装订方式与按册装订时的合订册数等对当前记到中的所有卷期自动装订，形成装订记录，目前我们没有采用该功能；装订是选中一个或多个记到格进行装订，我馆规定使用的装订处理方式为选中一个或多个记到格后按下鼠标左键拖拉到新增装订列表的某一行，生成该刊的卷期记录；装订存盘是对书目记录和装订记录进行存盘。
对于存盘后的装订处理记录，如需要改动，必须在馆藏中央库由具备权限的系统管理员修改，其他人员操作无效。
３ ＩＬＡＳⅡ系统下装订验收处理
装订验收既可对已装订记录进行验收，直接验收入藏，也可以批交送到馆藏库。是否直接验收要根据分系统设置参数，我馆验收方式采用的是前者。
３．１ 功能
屏幕主要分为：检索区、缺省设置区、命中结果列表区、详细书目区、订购列表、馆藏列表、装订信息列表区。
检索区主要包括检索途径和检索键值，缺省设置区是在初始状态下设置的固定参数，其后几项主要是显示当前选中参数的详细信息，包括订购、馆藏信息等装订信息等。装订后为装订状态，验收但不交送为验收状态，交送后为交送状态。验收后我馆是直接通过系统交送到馆藏中央库。
３．２ 操作程序
检索途径—检索键值—选定装订记录—验收—交送—存盘—中央数据库。
馆藏地点：过刊阅览室；流通类型：中文期刊。
选择检索途径，输入检索键值和限定值。我馆主要使用条码号为主要检索途径，显示检索中的装订记录，并在ＭＡＲＣ屏幕显示该装订记录的详细书目信息。验收有两种情况，一种仅仅是验收功能，验收装订记录，将装订记录的状态从装订改为验收，验收后书目记录显示未交送（这种状态下可以更改记录）。另一种是验收＋交送，我馆工作人员所使用的连续出版物分系统设置了装订、验收、交送馆藏的功能，则在执行验收功能后，还执行交送功能，即将验收记录交送到中央库，从而使装订期刊可以进入正常的流通。交送后需要修改的记录，仍是由我馆系统管理员进行操作，其他人无此权限。
４ 装订期刊的补充工作
完成装订期刊的验收工作后，我馆每年做一个反映装订期刊入藏状态的汇总表，这是在ＩＬＡＳⅡ系统中无法完成的。利用Ｅｘｃｅｌ格式，对当年装订期刊的各种信息状态做一个详细的记录，共分为３个部分：社会科学、自然科学、人大复印资料。
（１）关于架号的分配：架号是装订期刊在我馆过刊阅览室刊架上的固定号码，它是一对一的，每种期刊的架号也是唯一的。合订本在过刊阅览室的架号区别于其在现刊阅览室的排号。由于装订期刊是在现刊基础上选择的，淘汰了部分非装订刊，因此，同一种刊在现刊与过刊合订本状态下，架号是不同的。合订本的架号在索书号中作为三排号来处理，一排号与二排号分别是分类号及卷期号。因此，期刊既是刊也是书，是根据它不同的状态来决定的，在现刊状态下是作为期刊来处理的，在合订本状态下，就要以书来对待了，具备书标、条码等固定标识。
（２）关于刊名与邮发代码：为了检索便利，我馆规定了两个检索途径，方便工作人员及读者快速查找。在Ｅｘｃｅｌ状态下，通过点击“编辑”里的“查找”项，键入刊名或邮发代码，即可命中所需记录。命中期刊显示的是其详细的信息记录，读者可通过我馆馆藏中央库的期刊查询系统了解过刊数据记录，可具体查询到每种刊在过刊阅览室的具体存放位置。
出版周期、验收记录、变更记录3项反映的是每种过刊合订本的具体状态，工作人员进行录入后，可供读者进行参考。
参考文献
［１］ 王宏．２１世纪期刊管理工作的思考［Ｊ］．江西财经学院学报，２００１（３）：３２－３４．
［２］ 王景文．网络环境下我国期刊管理应用研究发展趋势［Ｊ］．图书馆理论与实践，２００５（５）：５０－５１．
［３］ 吴龙涛，叶奋生．连续出版物工作［Ｍ］．上海：上海科学技术文献出版社，１９９０．
［４］ 刘兵．利用计算机进行期刊验收的几点体会［Ｊ］．新世纪图书馆，２００５（６）：３１－３２．
───────────────
第一作者简介：刘 兵，女，１９６７年１１月生，１９８９年毕业于西北大学，馆员，现为西安图书馆报刊部主任，陕西省西安市北郊未央路经济开发区，７１００１６
| | 设为首页 | 加入收藏 | 联系站长 | 友情链接 | 版权申明 | 网站公告 | |
Copyright © 2005-2006
Chnlib.com.
All Rights Reserved  |